О применении факсимиле

Факсимиле - что это?

Факсимиле (лат. Fac simile – сделай подобное) представляет собой печать, воспроизводящую собственноручную подпись, или ее сканированное изображение (файл), которое включается в текст документа. Факсимиле высокого качества практически неотличимо от оригинала подписи.

Удобство использования факсимиле не вызывает сомнений- наличие факсимиле руководителя – залог оперативности в решении задач предприятия.

Нормативное регулирование применения факсимиле

Возможность использования при совершении сделок факсимиле предусмотрена в п. 2 ст. 160 ГК РФ: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.»

Вместе с тем использование любых аналогов собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Важно помнить, что соглашение сторон об использовании факсимиле необходимо подписать собственноручно. При этом факсимиле подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.

Изготовление факсимиле

При выборе изготовителя печатей, штампов, факсимиле обращайте внимание на его опыт и деловую репутацию. Отдавайте предпочтение сертифицированным производителям. Помните, что от благонадежности штемпелеизготовителя напрямую зависит безопасность Вашей организации.

Изготовление факсимиле возможно с использованием нескольких технологий. Наиболее четкий оттиск факсимиле гарантирует изготовление по технологии лазерной гравировки. В этом случае возможно использование автоматической или ручной оснастки. Автоматическая оснастка незаменима при проставлении большого количества оттисков, а ручная оснастка, особенно карманные ее варианты, очень удобна для того, чтобы носить факсимиле с собой. Особое внимание стоит обратить на изготовление факсимиле по красконаполненной технологии. При этом клише факсимиле запитывается краской, которой хватает на 3000-5000 оттисков, использование штемпельной подушки не требуется.

Использование факсимиле

Порядок использования и хранения факсимиле необходимо прописать во внутренней документации предприятия. Как правило, это Положение о факсимиле. В нем следует указать перечень документов, на которых можно проставлять оттиск, определить лицо (категорию лиц) в обязанности которого будет входить обеспечение сохранности факсимиле, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.

При грамотном составлении указанного положения и иных кадровых документов в случае нарушения должностным лицом порядка использования факсимиле, при котором организации наносится ущерб, возможно привлечение этого лица к материальной ответственности.

Ограничения использование факсимиле

Следует иметь в виду, что гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Таким образом, применение факсимиле для оформления финансовых документов, налоговой отчетности , запросов или заявлений в государственные органы не представляется возможным.

Это ограничение также распространяется:

• на бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
• платежные документы;
• случаи оформления карточки с образцами подписей;
• доверенности;
• векселя.

Отдельного внимания заслуживает вопрос об использовании факсимильных подписей в счетах-фактурах. В этих документах, по мнению налоговой службы и Минфина РФ, не допустимо пользоваться факсимильным воспроизведением подписи. Однако арбитражная практика на сегодняшний день в этом вопросе полностью на стороне налогоплательщика. Как указывают судьи, факсимиле является аналогом собственноручной подписи, и запрета на его применение при оформлении счетов-фактур законодательством не установлено. Исключением могут быть лишь дела, в которых доказана недобросовестность действий организации.

Еще одним ограничением в использовании факсимиле является порядок оформления унифицированных документов по учету труда. В форме каждого из таких документов предусмотрено место именно для личной подписи руководителя. По этой причине применение факсимиле в них запрещено.

Отметим, что форма трудового договора унифицированным документом не является. Поэтому в данном случае однозначного мнения нет. Сторонники собственноручной подписи ссылаются на ст. 67 Трудового кодекса, согласно которой стороны должны подписать оба экземпляра трудового договора. Отсюда и делается вывод о невозможности применения факсимиле. По мнению же автора, ни указанная формулировка, в частности, ни трудовое законодательство в целом не содержат запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора.

Кроме того, необходимо иметь в виду, что Госкомстатом утвержден государственный стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др). Согласно этому правилу, в указанных документах должны стоять личные подписи должностных лиц. Иногда контролирующие органы ссылаются на нормы данного стандарта в обосновании своей позиции, например, в письмах или в арбитраже.

Здесь следует знать, что требования этого ГОСТа являются рекомендуемыми, что указано в самом стандарте. Поэтому им можно руководствоваться по собственному усмотрению.

Факсимиле. Как оформить заказ?

Для того, чтобы оформить заказ на изготовление факсимиле, воспользуйтесь нашим интернет-магазином или обратитесь к менеджерам "Полиграфыч"